La función de Compras y el COVID-19

Sin lugar a dudas nos encontramos ante una situación de “película”, una pandemia provocada por un virus que está afectando de manera impasible, y sin conocer distinciones de ningún tipo, a todos por igual.

 

Por José Francisco Garrido Casas. Presidente europeo de la Asociación Mundial de Compras (IFPSM) y Vicepresidente AERCE.

Si bien los efectos directos son sobre las personas de riesgo, los efectos colaterales son sencillamente inimaginables en todos los ámbitos del mundo (empresarial y social).

Desde la función de Compras hay mucho por aportar y, si seguimos el modelo de la Norma de Compras UNE15896:20015, nuestra Norma, podremos encontrar muchas iniciativas. Somos conscientes de que no todas son factibles de implementar pero, a la vez, no podemos dejar de mencionarlas por si son de aplicación a alguna organización. Aquí van algunas de ellas:

LIDERAZGO

Más que nunca es necesario presentar el liderazgo que la función de Compras debe enarbolar en la organización, ante las personas de la función propiamente dicha, ante las personas de los departamentos solicitantes (clientes internos), ante los stakeholders internos y externos y, de estos últimos, principalmente los proveedores.

Un liderazgo que en estos momentos requiere trasmitir serenidad, pero a la vez firmeza en las decisiones que la función obliga.

Un liderazgo que obliga a replantearse lo importante, pero a la vez la urgencia de acometer actuaciones efectivas por el bien futuro y no sólo por el bien presente que ya no podemos mejorar, salvo en lo que respecta a las consecuencias del corto plazo.

CONOCIMIENTO DEL MERCADO PROVEEDOR

Se necesita conocer el estado de nuestros proveedores críticos y estratégicos en esta situación. La manera más sencilla y rápida, por medio de correos electrónicos, whatsapp o cualquier otro medio telemático a nuestro alcance: ¿cómo les está afectando?, ¿cómo les afecta respecto a nuestra relación comercial?, ¿qué medidas están adoptando o van a adoptar?, ¿cuándo consideran que van a volver a la normalidad?, ¿cómo evalúan el perjuicio, no sólo económico, de todo esto en su empresa?, ¿cómo podemos ayudarles para paliar en la medida de lo posible la situación de sus empresas?… Y actuar en consecuencia.

Y luego seguir con los proveedores relevantes, cuello de botella, rutinarios, etc.

PROCEDIMIENTOS DE MEJORA CONTINUA

Es el momento de poner en marcha los procedimientos de planes de contingencia de la función de Compras y, si no los tenemos, es el momento de establecerlos, a la par que resolvemos el día a día.

Planes de contingencia que empiecen por el tratamiento del “talento”, las personas,: ¿cómo están?, ¿qué requieren para mantenerles con la cabeza fría en los temas que sin duda les van a poner a prueba?, ¿cómo tratar sus salarios?… Luego, seguir con las “herramientas” que nos permiten tener la relación con la empresa y lo ajeno a la empresa, ¿quién va a mantener los equipos informáticos si se van a pique, si colapsan?, ¿los sistemas de comunicaciones, internet, telefonía, etc?… Lo tercero, los “proveedores”, ¿situación en la que se encuentran?, ¿qué necesitan para recuperar la situación normal y si saben cuándo puede llegar?…

Lo cuarto… la preparación de la vuelta a “la normalidad”, manteniendo en la medida de lo posible la actividad, saber cómo nuestra empresa puede volver a la normalidad, qué se está pensando al respecto, por dónde se empezaría, en qué área o departamento y qué necesitaría para poder hacerlo, y estar preparado en las actuaciones que deberemos implementar desde Compras ,etc, etc…

SOSTENIBILIDAD

Nuestro objetivo, como dice la ISO20400:2015 de Compras Sostenibles, es asegurar el día de mañana con unas condiciones al menos como las que hemos podido disfrutar. Y a ese respecto debemos establecer protocolos de actuación que abarquen:

- Medioambiente: que nuestras decisiones en este periodo de “alarma nacional” cuiden este extremo.

- Ayuda social: que nuestras decisiones ayuden al mantenimiento del mundo empresarial y por ende el de la sociedad.

- Solvencia financiera: que nuestras decisiones permitan sobrevivir a la situación actual de la empresa, pero sobre todo, a la futura.

APRENDER PARA EL FUTURO

Tomemos las iniciativas que nos den el resultado esperado como aprendizajes válidos, y aprendamos de cara al futuro, una vez que todo esto pase, que el conocimiento no es ciencia infusa, por lo que una lección que aprenderemos será volver a retomar la formación en todos los ámbitos de la función de Compras.

Hemos aprendido que somos fuertes pero, a la vez, que estamos indefensos y nadie puede asegurar que no vuelva a ocurrir otra vez esta situación. Pero, ahora, la buena noticia es que ya sabemos qué significa y estaremos mejor preparados.

AERCE estará para acompañarles

Sin duda habría mucho más que decir y comentar, pero no es el momento de “catequetizar” pues en momentos de crisis se requiere ACTUAR y no FILOSOFAR, y nuestra función de Compras es la más preparada para ello. Esta es la oportunidad que se estaba esperando para demostrar una vez más la importancia de la función de Compras en la empresa, ¿cogemos el testigo?

Modificado por última vez en 24/03/2020

Comparta este artículo

Etiquetado como

Sobre Aerce

AERCE es la Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España. Es una asociación de tipo profesional que tiene por finalidad estatutaria transmitir, publicar e impartir conocimientos, experiencias e informaciones y realizar investigación sobre todas las cuestiones de Compras, Contratación y Aprovisionamientos.

Últimos Artículos

Síguenos

LinkedInTwitterFacebook