Claves y buenas prácticas a la hora de la contratación, compra y gestión de los eventos corporativos

El mercado de eventos corporativos representa una de las piezas fundamentales de la gestión de comunicación, formación, desarrollo de negocio y marketing de las compañías; siendo una de las cuentas de gastos donde se concentran los mayores esfuerzos de ahorro y valoración entre la parte cuantitativa y cualitativa. Ahorrar no tiene por qué implicar dejar de percibir el nivel de servicio esperado.

Algunas de las claves y buenas prácticas a la hora de la contratación, compra y gestión de los eventos corporativos son:

  1. Selección de todas las partes decisoras involucradas desde el principio del proceso para la validación del objeto, condiciones y presupuesto asignado al concurso.
  2. Trabajar que la necesidad está bien definida y evitar que el objeto del concurso sufra alteraciones graves durante el proceso de selección de agencia o  de ejecución del proyecto.
  3. Conocimiento claro por parte de todas las partes implicadas de los parámetros a evaluar así como el peso de los mismos.
  4. Los plazos deben ser coherentes con la dimensión del proyecto y con la fecha de ejecución.
  5. El proceso de homologación previo de agencias a concursar debe estar basado en sus credenciales y los parámetros establecidos por la empresa.
  6. Es importante definir un número de proveedores antes de comenzar el proceso: sus características y tipología.
  7. Confirmar que el nivel de información dado con el briefing sea lo suficientemente bueno como para que provoque  propuestas acertadas.
  8. Facilitar información útil e igual para todos los participantes en el concurso.
  9. Establecer un plazo coherente para resolver dudas tanto objetivas como específicas de la creatividad de cada agencia.
  10. Trabajar en una valoración comparable tanto de manera cuantitativa como cualitativa.
  11. Existencia de un acuerdo o NDA de confidencialidad entre ambas direcciones que estará recogido en el contrato.
  12. El proceso debe ser transparente en cuanto al número de participantes y al criterio y procesos utilizados para su validación.
  13. Los presupuestos de las agencias deben ser claros, transparentes y estar debidamente desglosados.
  14. Las ofertas serán defendidas por la agencia presencialmente con un tiempo razonable para explicar el proyecto en toda su profundidad.
  15. Comunicación a los adjudicatarios y a los que no de los motivos de la decisión y de los puntos favorables y desfavorables de su propuesta.
  16. Las ofertas serán tratadas como solución global no pudiéndose mezclar conceptos o ideas de una propuesta para integrarlas en otras.
  17. Generar una política de pagos sostenible para ambas partes basada en una política de hitos realizados y pagados y del cumplimiento de los acuerdos contractuales.

Este artículo recoge un extracto de los contenidos del programa Compra y contratación de eventos corporativos de AERCE Business School. Por Juan del Rey, docente de AERCE Business School

Modificado por última vez en 06/05/2020

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