La digitalización en el cambio de rol de la función de Compras - Digital Procurement

Una gestión eficaz del ciclo del gasto es un factor clave para poder competir en un panorama cada vez más globalizado donde la gestión del “céntimo de euro”, en muchos casos, es vital para la visualización de resultados positivos en el margen.

Por VICENTE SEGURA, SOCIO DE CONSULTORÍA DE ESTRATEGIA Y OPERACIONES Y RESPONSABLE DEL SERVICE LINE DE SUPPLY CHAIN DE DELOITTE e IMANOL MARTÍN, GERENTE DE CONSULTORÍA DE ESTRATEGIA Y OPERACIONES DE DELOITTE

Para ello, la profesionalización de la función de Compras es fundamental para conseguir esta ventaja competitiva, evolucionando desde un prisma más tradicional, operativo y táctico, hasta posicionarse dentro de las organizaciones como un área totalmente estratégica y de relevante aportación de valor.

Una función de Compras robusta, eficaz en la aportación de resultados y eficiente en sus procesos y gestión, que sea vista además desde un prisma holístico de posicionamiento en la organización, dimensionamiento, políticas y procesos, es un factor indispensable para la optimización de costes, pero también para la gestión de riesgos y para contribuir a la innovación de la compañía. Innovar es crítico para ser diferencial y el proceso de desarrollo de nuevos productos se realiza, cada vez con mayor frecuencia, en colaboración con partners, lo que posiciona directamente al departamento de Compras en la creación de valor.

Los últimos estudios que hemos realizado, en colaboración con más de 500 directores de Compras de 39 países de los cinco continentes, nos indican que este camino no está exento de obstáculos. La principal dificultad nace del escaso nivel de respaldo de los stakeholders: solo el 73% de los encuestados considera que tiene el apoyo real de su alta dirección, alejando a la función de Compras del centro de toma de decisiones estratégicas.

La integración y calidad de los datos de la gestión de compras es otro de los puntos críticos a mejorar. En este sentido, el 46% de los entrevistados considera este punto como un área clave de mejora. La manualidad y la falta de estandarización de los procesos, sumado a la capacidad de sus recursos, centrados en muchas ocasiones en tareas administrativas debido a una gestión histórica heredada, es otro de los aspectos críticos. Es muy relevante el dato de que un 51% de los entrevistados considere que sus equipos no tienen las capacidades y formación suficiente para adaptarse a lo que se espera de la función de Compras hoy en día.

En este punto cobra especial importancia la digitalización, considerada como factor clave por el 65% de los directores entrevistados. El acceso a nuevas fuentes de suministro o la falta de transparencia y trazabilidad del ciclo del gasto son otras de las áreas de mejora que la tecnología puede ayudar a solucionar. En este sentido, el estudio revela que únicamente un 60% de los entrevistados tiene visibilidad de su segundo nivel de proveedores. Adicionalmente, cada vez son más las empresas que buscan la diferenciación a través de la implantación de diferentes herramientas, más maduras o emergentes, para ganar en agilidad en la gestión del parque de proveedores y en su relación con ellos, integrando todo el proceso, desde el sourcing hasta el pago, minimizando a su vez el riesgo de suministro.

Existen soluciones más tradicionales que permiten hacer más eficientes cada uno de los estadios del proceso de gestión de compras y aprovisionamiento, algunas con capacidad de mejorar hasta en un 30% la productividad del área de Compras, en comparación con la antigua gestión sin herramientas tecnológicas. En este sentido, en los últimos 10 años, han proliferado diferentes herramientas de e-sourcing para la búsqueda y acceso a fuentes de suministro, e-procurement para la gestión de licitaciones y negociación, plataformas que facilitan la gestión de los contratos de Compras o módulos de e-invoicing para desarrollar una gestión automática de las facturas de los proveedores.

Todas estas herramientas parecen indispensables. Sin embargo, debido a la coyuntura actual, es necesario dar un paso más para no quedarse atrás en la evolución de la función de Compras y para ello, las nuevas tecnologías y las herramientas digitales emergentes, cada vez más presentes en la cadena de suministro, están emergiendo también con fuerza para afianzarse poco a poco en la gestión de Compras.

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