La experiencia de Talgo con la certificación UNE 15896

Por DAVID ÁLVAREZ. HEAD OF GLOBAL SOURCING & SUPPLIER DEVELOPMENT EN TALGO

En 2016, Patentes Talgo tomó la decisión de certificarse en la norma UNE 15896 de Gestión de Compras de Valor Añadido. Siempre hemos sido conscientes del altísimo impacto que nuestra función tiene en la cuenta de resultados y en el valor aportado a nuestros clientes, de forma que quedarnos quietos nunca ha sido una opción. Mejorar, cambiar, emprender va en nuestro ADN y resultado de lo anterior no podía haber una norma que buscase la excelencia en la función y la mejora continua, y permanecer ajenos a ella. Hoy,
casi 3 años después y echando la vista atrás, nos reafi rmamos en que fue una decisión correcta y que volveríamos a tomar.

Las normas de gestión no son algo nuevo en los departamentos de Compras. Desde que las empresas comenzamos a manejar Sistemas de Gestión de Calidad, todos nosotros estamos habituados a procesos
como los de homologación de proveedores o de su evaluación continua así como los relativos a medición de indicadores. En Talgo, vimos en la Norma de Compras la oportunidad para dar un paso adelante
en la modernización de nuestra organización, procesos, herramientas y sistemas.

Pero ¿qué aporta la Norma a quien decide emprender el camino de la certificación? En primer lugar, un mensaje claro a la organización de que queremos hacer las cosas mejor que bien, que queremos aportar valor, que buscamos la excelencia, que no nos conformamos con hacer las cosas como siempre las hemos hecho. Además, este mensaje siempre debe ir acompañado de una consigna clara: los procesos de compras no son propiedad de nuestros departamentos, y con la certificación vamos a remover cimientos en todas las áreas de la empresa. Por ello necesitamos la involucración (no sólo la aceptación) de la alta dirección de la compañía y de todas las partes que la conforman.

Una vez tomada la decisión, el proceso siempre debe comenzar por un primer screening de la madurez de la organización y de sus procesos de compra. Es recomendable buscar ayuda externa para este proceso: hay muchas y buenas empresas de consultoría especializadas en compras, que conocen la Norma, y que permiten descubrir las áreas en las que se debe dar un paso adelante, e incluso proponernos, en base a las mejores prácticas de otras empresas que han recorrido el camino, un primer plan director de mejora previo a la propia auditoría de certificación. Necesitaremos recursos para esta parte del proceso, no tanto económicos, pero si una buena dosis de tesón, perseverancia, cierta mano izquierda y ganas de construir nuestro propio futuro. Estamos ante la parte más dura del camino, seamos conscientes.

La auditoría en sí es parte del juego, para realmente poner en valor lo que hemos hecho hasta ahora. Un tercero independiente debe validar y vigilar que cumplimos unos mínimos, y que además tenemos un plan de mejora para trabajar después de la certificación, resultado de las recomendaciones que nos hizo la consultora previa a la auditoría, así como las que se identifiquen tras la auditoría y es precisamente en este plan de mejora de donde se obtiene el mejor y más amplio rendimiento a la Norma. Debemos asumir que no es una auditoría al departamento de Compras sino del proceso de compras, y por ello se hace imprescindible la participación activa del resto de áreas de la empresa presentes en el flujo del gasto.

Decía que la adaptación de los procesos y organización de Compras para la auditoría era la parte más dura del camino. Bien, no es totalmente cierto. Una vez conseguida la certificación y logrados los parabienes, nos daremos cuenta de lo que realmente hemos hecho: entrar en una dinámica de mejora continua que nos exige cada año dar pasos adelante y mejorar en todos y cada uno de los apartados que cubre la Norma. No hemos llegado al final del camino, sino que el camino no tiene final. Recorrer el camino hacia la excelencia es nuestro fin en sí mismo.

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